تم نشره في تاريخ
تابعنا
قبل التوقيع على أول مقر شركة في الرياض، ابدأ بمستندات العنوان وبنود العقد، ثم تأكد من ترتيبات الاستقبال والتقنية، ومن موعد الانتقال. بهذه المراجعة يعرف فريق التوسّع والمشتريات ما يشمله المكتب وما يحتاج إلى ترتيب مستقل. وكل خطوة تأسيس لاحقة ستعتمد على هذا المقر.
يجمع هذا الدليل تلك البنود في قائمة تحقق واحدة، ويشرح كيف يغطيها المقر المخدوم ضمن عقد واحد. بعد ذلك يعرض تسلسل الخطوات من القرار إلى أول يوم عمل مع المواعيد التي يجب تأكيدها، وينتهي بأسئلة تطرحها على مزوّد المكاتب قبل التوقيع. الدليل موجَّه لمسؤول التوسّع في الشركة الأجنبية أو الإقليمية، ولفريق المشتريات والإدارة على الجانب السعودي. الأمثلة هنا من نموذج ديوم، فهي تصمّم وتشغّل بنفسها مكاتبها المخدومة ضمن المقرات الرئيسية في الرياض.
قائمة التحقق لأول مقر
أول مقر للشركة يجب أن يوفر الأمور السبعة نفسها، أيًّا كان الخيار الذي تدرسه: مركز أعمال في الرياض، أو مكتب مخدوم، أو إيجار تقليدي لمساحة فارغة. ما يتغير هو عدد العقود والمورّدين لكل بند، وكم شهرًا يستغرق.
1. عنوان وطني تستخرجه الشركة باسمها
لماذا يهم في السنة الأولى: الشركة تحتاج عنوانًا تستخدمه منذ البداية، وصندوق البريد ليس مكتبًا
ما الذي تتأكد منه قبل التوقيع: باسم من يكون العنوان الوطني المسجل في الموقع، وما المستندات التي يزوّدك بها المزوّد لتستخرج عنوانًا باسم شركتك
2. عقد تقدر الشركة أن تعتمده وتضعه في الميزانية
لماذا يهم في السنة الأولى: تحتاج الإدارة المالية طرفًا واحدًا بمدة معروفة وقائمة مشمولات واضحة
ما الذي تتأكد منه قبل التوقيع: المدة والمشمولات، وكيف تتم التوسعة أو الخروج
3. استقبال وإدارة للزوّار
لماذا يهم في السنة الأولى: قد يصل العملاء والمرشّحون للوظائف قبل اكتمال الفريق
ما الذي تتأكد منه قبل التوقيع: من يشغّل الاستقبال ومتى، وكيف تُدار الزيارات والطرود
4. التقنية والاتصال
لماذا يهم في السنة الأولى: أول موظف يحتاج شبكة تعمل من يومه الأول
ما الذي تتأكد منه قبل التوقيع: الإنترنت وأمن الشبكة، ومن يستجيب عند حدوث عطل
5. موعد انتقال تُبنى عليه الخطة
لماذا يهم في السنة الأولى: مواعيد التوظيف والتزامات العملاء مرتبطة به
ما الذي تتأكد منه قبل التوقيع: المدة من التوقيع إلى الإشغال لحجم فريقك
6. مساحة لفريق أكبر
لماذا يهم في السنة الأولى: على المكتب أن يواكب خطة التوظيف
ما الذي تتأكد منه قبل التوقيع: هل يمكن إضافة مقاعد أو مكتب ثانٍ ضمن العلاقة التعاقدية نفسها
7. جهة تشغّل المكتب بعد التسليم
لماذا يهم في السنة الأولى: النظافة والصيانة تحتاجان من يتولاهما كل يوم
ما الذي تتأكد منه قبل التوقيع: من يشغّل المساحة، وما الذي تشمله خدمات التشغيل
كيف يغطي المقر المخدوم كل بند ضمن عقد واحد
المقر المخدوم مكتب خاص يكون جاهزًا حين توقّع الشركة، فقد جهّزه المشغّل وزوّده بالموظفين مسبقًا، ويغطيه عقد واحد. وفي حالة ديوم، المشغّل هو نفسه من صمّم المساحة ونفّذها. ديوم علامة سعودية تأسست عام 2018، تصمّم مساحات الأعمال وتبنيها، ثم تتولّى تشغيلها وإدارتها. وتتراوح مساحات المقرات الرئيسية من ديوم بين 200 و11,000 متر مربع.
عنوان وطني تستخرجه الشركة باسمها
العنوان الوطني المسجل في كل موقع من مواقع ديوم يكون باسم ديوم القابضة. وإذا احتاجت شركتك عنوانًا وطنيًا باسمها، تزوّدك ديوم بالمستندات اللازمة لاستخراجه. والعنوان في كل مقر رئيسي من ديوم مرتبط بمكتب خاص يشغله فريقك فعليًا، فديوم لا تقدّم مكاتب افتراضية. اطلب هذه المستندات مبكرًا، وراجعها مع مستشار شركتك قبل أن تبني عليها خطة التأسيس.
عقد واضح للإدارة المالية
قد يعني الإيجار التقليدي خمس علاقات تعاقدية لكل منها مدتها: المالك، ومزوّد الإنترنت، وشركة النظافة، ومقاول الصيانة، والجهة التي توظّف موظف الاستقبال. أما عقد المقر الرئيسي من ديوم فيجمع المكتب والخدمات التي تُبقيه يعمل في اتفاقية واحدة مع مزوّد واحد. وتبدأ مدته من سنة وتصل إلى خمس سنوات أو أكثر، ولا يوجد عقد شهري للمقرات الرئيسية من ديوم. وإن احتجت مساحة بالشهر في البداية، فهذا ما يقدّمه منتج ديوم فليكس، ونعود إليه في التسلسل أدناه.
وحين تكون خطة الشركة في الرياض كبيرة ومستقرة، وتمتد لأكثر من خمس سنوات، قد يبقى الإيجار التقليدي مع شريك تصميم وتنفيذ هو الأنسب. هذه المقارنة مفصّلة بندًا بندًا في مقال التكلفة الحقيقية للإيجار التقليدي في الرياض، فلن نكررها هنا.
الاستقبال وإدارة الزوار
مهما كان الفريق صغيرًا، سيستقبل مكتب الشركة في الرياض زوّارًا منذ أشهره الأولى، من العملاء وموظفي البنوك إلى مندوبي التوصيل. الاستقبال وخدمة الكونسيرج جزء من كل مقر رئيسي من ديوم، ويتولاهما فريق ديوم، فلا يُضافان إلى مهام موظفيك. وهنا يظهر الفرق العملي بين مقر إداري في الرياض جاهز لاستقبال الناس، ومكتب مؤثث لا يجد الزائر فيه أحدًا.
التقنية والاتصال
الإنترنت عالي السرعة والدعم التقني والأمني من مشمولات المقر الرئيسي من ديوم. ومن دونها تحتاج الشركة الجديدة في السوق إلى عقد اتصالات باسمها، ثم مقاول شبكات وترتيب للدعم الفني، ولكل منها مدته الخاصة. وإن اخترت هذا الطريق فراجع متطلبات الربط ومواعيد التفعيل مع مزوّدي الخدمة أنفسهم. أما في عقد المقر الرئيسي من ديوم، فالمهم قبل التوقيع أن تعرف من يستجيب لعطل الشبكة وخلال كم من الوقت.
موعد الانتقال
المكتب الجاهز للانتقال في الرياض موجود فعلًا، فلا تنتظر المدة بين التوقيع والإشغال جدول إنشاء. وتختلف المدة الدقيقة بحسب الموقع، وبحسب ما إذا كان التصميم أو الهوية سيُهيَّآن لفريقك. ديوم تهيّئ التصميم والأثاث والهوية وفق طريقة عمل الفريق، والانتقال فوري للمكتب الجاهز. أما المساحة التي تُبنى وفق مواصفات الشركة فتأخذ وقتًا أطول. المدد المعتادة التي تذكرها ديوم هي 60 إلى 90 يومًا لتسليم المساحة المبنية وفق المواصفات، وشهران إلى ثلاثة أشهر للتجهيز. هذه أرقام معتادة وليست التزامًا بمشروع بعينه، لذلك اطلب جدول تسليم خاصًا بمشروعك. ويتناول قسم التسلسل المسارين معًا.
التخطيط لزيادة حجم الفريق
قبل التوقيع، اعرف من المزوّد ماذا يحدث حين يكبر فريقك على مكتبه، واطلب الإجابة مكتوبة. وتوضح حالتان من عملاء ديوم كيف جرى ذلك فعلًا. طيران الرياض اتخذت مساحة عمل تديرها ديوم في برج النخلة قبل أول توظيف، ووصلت إلى 180 موظفًا خلال سنتين. أما الاتحاد السعودي لكرة القدم فكان لديه أكثر من 80 موظفًا في أحد مواقع ديوم منذ 2022، ثم اتخذ مقرًا رئيسيًا مستقلًا بمساحة 6,055 مترًا مربعًا في إيدن، صمّمته ديوم وجهّزته وشغّلته خلال ثلاثة أشهر.
خدمات التشغيل اليومية
يشمل كل مقر رئيسي من ديوم ما يلي: دخول آمن على مدار الساعة، وقاعات اجتماعات، واستقبال، وإنترنت سريع، ونظافة وصيانة، ومواقف سيارات، ودعم تقني وأمني، وركن قهوة وضيافة. ويستخدم مستأجرو المقر الرئيسي قاعات الاجتماعات كجزء من مكتبهم، دون حجز بالساعة. وإذا لم يتضح لك الفرق بين الأوصاف التي تستخدمها العروض، فمقال مكتب مجهز أم مؤثث أم مشطّب يشرح ما يتركه كل وصف لفريقك. وقد فازت ديوم بالجائزة الذهبية في فئة المكاتب ضمن جائزة التميز العقاري خلال منتدى مستقبل العقار 2026.
التسلسل والمواعيد التي يجب تأكيدها: من القرار إلى أول يوم عمل
في الخطوات التالية نفصل عمل الشركة في التأسيس عن قرار المكتب، مع الإشارة إلى المواعيد التي يجب تأكيدها قبل تثبيت أيٍّ منهما.
الخطوة الأولى مسؤوليتكم: التسجيل والترخيص
إجراءات التأسيس، من تسجيل الشركة إلى ترخيص الاستثمار والتأشيرات، عمل تتولاه الشركة نفسها مع مستشاريها القانونيين ومسؤولي العلاقات الحكومية لديها. أما ما تتولاه ديوم فهو ترخيص المكتب نفسه، إذ تصدر ديوم التراخيص اللازمة لتشغيل المكتب باسمها من منصة بلدي ومنصة سلامة، بناءً على المستندات المزودة من مالك المبنى. وإذا رغبت أن تكون التراخيص باسم شركتك وعلامتها التجارية، تزوّدك ديوم بالمستندات اللازمة لتقوم باستخراجها بنفسك. والعنوان الوطني يسير على النحو نفسه، كما ورد أعلاه.
اختيار القائمة المختصرة، والزيارة، والتعاقد، والانتقال
القائمة المختصرة حسب الحي والمساحة. المقرات الرئيسية من ديوم موزّعة في أحياء الأعمال بالرياض، والقائمة الحالية في صفحة المقرات الرئيسية. والمكاتب المتاحة الآن في سنشري كورنر بالدور الأرضي، وبرج النخلة بالدور السابع، وروبين بلازا في الوحدتين 207 و209. اختر الحي المناسب لعملائك وموظفيك أولًا، ثم انتقل إلى المباني. وإذا كان شمال الرياض ضمن خياراتك، قارن بين أحياء المكاتب في شمال الرياض قبل ذلك.
جولة أو مكالمة. بعد طلب عرض السعر ترتّب ديوم زيارة أو مكالمة. ويمكنك أيضًا أن تحجز جولة مباشرة، وأن تأخذ معك قائمة التحقق أعلاه.
عرض السعر والعقد. يعتمد السعر على الموقع ومساحة المكتب والمدة. ترسل ديوم عرضًا مبنيًا على احتياجك، وتُؤكَّد المدة أثناء مناقشته. ومدد عقود المقر الرئيسي تبدأ من سنة وتصل إلى خمس سنوات أو أكثر.
الانتقال. في المكتب القائم يأتي الإشغال بعد التوقيع وأي تهيئة للتصميم، لذلك أكّد مدة الانتقال وأنت تناقش عرض السعر. المساحة المبنية وفق المواصفات تحتاج جدول تسليم خاصًا بمشروعك، وتجد المدد المعتادة التي تذكرها ديوم تحت «موعد الانتقال» أعلاه. وإذا احتاج الفريق مقاعد قبل بدء عقد المقر الرئيسي، فالمكاتب الخاصة في ديوم فليكس تُؤخذ بالشهر.
ما الذي تسأل عنه مزوّد المكاتب قبل التوقيع
اطرح هذه الأسئلة على أي مزوّد، وديوم منهم. من الإجابات يتضح إن كان المزوّد يدير مكاتب فعلًا أم يكتفي بتأجير غرف، أيًا كان اسم المنتج.
باسم من يكون العنوان الوطني المسجل في هذا الموقع، وما المستندات التي تزوّدوننا بها لنستخرج عنوانًا باسم شركتنا؟
ما مدة العقد، وماذا يحدث عند الخروج أو التوسعة أو الحاجة إلى مكتب ثانٍ في حي آخر؟
ما قائمة المشمولات مكتوبةً، وما الذي يُحتسب بشكل منفصل؟
من يشغّل الاستقبال، وفي أي ساعات، وكيف تُدار زيارات الزوّار والطرود؟
من يستجيب لعطل الإنترنت أو الشبكة، وخلال أي مدة؟
ما ساعات الدخول، وهل الدخول على مدار الساعة متاح لموظفينا؟
كيف تُخصَّص قاعات الاجتماعات لفريقنا، وهل هي جزء من العقد؟
كم عدد المواقف المخصصة لنا، وأين يقف الزوّار؟
من يشغّل المكتب بعد انتقالنا: الجهة التي بنته أم مقاول من الباطن؟
هل يمكننا التحدث مع عميل حالي بحجم مشابه؟
السؤال الأول أهمها. العنوان الوطني المسجل في مواقع ديوم يكون باسم ديوم القابضة، وإذا احتاجت شركتك عنوانًا باسمها فاطلب المستندات مكتوبة، واعرضها على مستشار شركتك قبل أن تبني عليها خطة التأسيس.
أسئلة شائعة
باسم من يكون العنوان الوطني المسجل في مكاتب ديوم؟
العنوان الوطني المسجل في كل موقع من مواقع ديوم يكون باسم ديوم القابضة، ولا تقدّم ديوم مكاتب افتراضية. وإذا احتاجت شركتك عنوانًا وطنيًا باسمها، تزوّدك ديوم بالمستندات اللازمة لاستخراجه. اطلب هذه المستندات مكتوبة، وراجعها مع مستشار شركتك قبل أن تعتمد عليها خطة التأسيس.
ما المدة اللازمة لانتقال فريق من عشرة موظفين إلى مكتب جاهز في الرياض؟
المكتب الخاص الجاهز للانتقال موجود فعلًا، فلا جدول إنشاء تنتظره. يأتي الإشغال بعد التوقيع وأي تهيئة للتصميم، والانتقال فوري للمكتب الجاهز. أما المساحة المبنية وفق مواصفات الشركة فتأخذ وقتًا أطول، إذ تذكر ديوم أن المدد المعتادة هي 60 إلى 90 يومًا للتسليم، وشهران إلى ثلاثة أشهر للتجهيز. لذلك اطلب جدول تسليم خاصًا بمشروعك.
ما الذي يشمله عقد المكتب المخدوم؟
اتفاقية واحدة تغطي المكتب الخاص والخدمات التي تشغّله. يشمل عقد المقر الرئيسي من ديوم الاستقبال والإنترنت، والنظافة والصيانة، وبقية مشمولات المقر الرئيسي. والعنوان الوطني المسجل في الموقع يكون باسم ديوم القابضة، وتزوّدك ديوم بالمستندات اللازمة إذا أرادت شركتك استخراج عنوان باسمها. ومدة العقد تبدأ من سنة وتصل إلى خمس سنوات أو أكثر، أما المدد الشهرية فمنتج ديوم فليكس.
ما الفرق بين مركز الأعمال والمكتب المخدوم؟
يُطلق مركز الأعمال على مبنى أو مشغّل يوفّر مساحات عمل وخدمات مشتركة، أما المكتب المخدوم فمكتب يُقدَّم مع باقة خدمات متفق عليها. والمصطلحان يتداخلان، فالأهم عند المقارنة هو العقد وقائمة المشمولات. المكاتب المخدومة ضمن المقرات الرئيسية تصمّمها ديوم وتنفّذها ثم تشغّلها، ولا يوجد لديها منتج مكاتب افتراضية.
كيف تُقارن التكلفة مع الإيجار والتجهيز؟
قيمة الإيجار وحدها لا تغطي التجهيز والأثاث. وتبقى خارجها أيضًا التقنية والاستقبال، والنظافة والصيانة، والوقت الذي يستغرقه تنسيق كل ذلك. المكتب المخدوم يجمع هذه البنود في فاتورة واحدة. تسعير المقر الرئيسي من ديوم يعتمد على الموقع ومساحة المكتب والمدة، ويُقدَّم عرض السعر عند الطلب. ويقارن مقال التكلفة الحقيقية للإيجار التقليدي في الرياض بين الخيارين على كامل المدة.
اطلب عرض سعر لأول مقر لشركتك في الرياض
أخبر ديوم بالحي الذي تفكر فيه والشهر الذي تحتاج فيه المكتب. واذكر حجم الفريق في اليوم الأول وما تتوقعه له بعد سنة. سيعود إليك فريق ديوم بالمقرات الرئيسية المناسبة، ويرتّب جولة أو مكالمة.